Administração de Conhecimento
Objetivo
- Coletar
- Processar
- Administrar
- Recuperar
- Produzir
Informação
A informação existe dentro de uma mídia.
- Analógica (cartas, jornais, livros)
- Efêmeras (interações sociais)
- Digital (email, social media, mensagens, videos, audios, páginas da internet)
A informação existe de diferentes maneiras:
- Internalizada: informação não documentada que o possessor utiliza de forma natural (fazer o mesmo caminho de casa sem precisar de mapa)
- Explicita: informação documentada que pode ser consumida.
- Embutida: conhecimento ou inteligência que não é óbvia para o usuário (idiomas, sistemas computacionais, atletas e dançarinos fazem coisas instintivamente)
Atualmente há um enorme fragmentação da informação que causa sobrecarga cognitiva.
- Onde encontro aquela informação que vi semana passada?
- Onde coloquei tal coisa?
Problemas durante a coleta de informação
Falácia do Colecionador: É comum acumular informação, simplesmente pelo fato de acumular. Saber sobre uma informação não é o mesmo que ter conhecimento dela. Esse processo torna praticamente impossível encontrar a informação quando realmente precisa.
- centenas de bookmarks, ou pilhas de conteúdo digital salvos.
Acumulo: Parte dessa informação acumulada é irrelevante e apenas gera fricção desnecessária no sistema.
Perda de Contexto: As vezes a informação é útil e o contexto é claro no momento que decidimos por guardar a informação, porém no momento que a informação é encontrada no futuro o contexto se perde tornando a informação irrelevante.
Relevância: Como saber qual informação é relevante para armazenar ou não?
Memória: A forma mais simples de encontrar informação é lembrar sobre, porém isso é um método não confiável.
Metas
O sistema de administração de conhecimento tem como meta:
- Armazenar a informação de forma fácil.
- Encontrar informação da maneira rápida.
- Navegação ao invés de memorização.
- Menos tempo organizando o sistema e mais tempo consumindo e produzindo.
- Contribuir para produção.
Estágio da coleta de informação
Coleta
Berry Picking: Durante o dia-a-dia nos deparamos com infinitas fontes de informação. Geralmente o conhecimento é construído através de um processo de aquisição de pequenas partes por vez.
Caixa de Entrada: Inicialmente a informação dever ir para uma caixa de entrada para posteriormente ser processada ou descartada. A caixa de entrada pode existe de diversas maneiras.
- Mensagem para si mesmo.
- Uma pasta para guardar a informação temporariamente.
Essa informação será processada e então armazenada adequadamente dentro do sistema para que as metas sejam possíveis.
Processamento
Intencionalidade: Processar a informação significa consumir algo de forma intensional. É necessário consumir o fato e tomar notas a respeito. Apenas sublinhar algo não produz conhecimento.
A informação da caixa de entrada deve ser constantemente processada podendo ser descartada, pois não é mais relevante, ou formulada em um nota para ser armazenada.
Extensão Cognitiva: O ato de pensar não existe apenas na nossa cabeça. O pensar ocorre na medida que registramos. O ato da escrita é o ato de pensar e não uma externalização ou registro dos pensamentos. Eles são o pensamento.
Há infinitas maneiras de organizar-se e tomar notas. O que importa é que elas devem funcionar para você.
Como processar a informação?
- Quando sublinhar algo, explique o por que esse fato é relevante no momento. Seu futuro eu agradecerá.
- Explicar o que é dito com suas palavras é um forma de reforçar o conhecimento.
- Sempre tente criar conexões. Ao criar conexões com outras notas, explique o porque aquela conexão existe.
- Considere que uma informação possa ser referenciada em múltiplos lugares, se apropriado crie uma nota individual que possa ser referenciada. Atomicidade.
O ato de consumir informação podemos nomear como pesquisa, que pode gerar reflexões sobre algo. A junção de múltiplas pesquisas e reflexões produz conhecimento.
Sumarizando:
- Notas de pesquisa: informação retirada de alguma fonte.
- Notas de reflexão: idéias que lhe veem ao refletir sobre algo.
- Notas de conhecimento: uma conjunção de notas para a produção de algo mais lógico e coeso.
Administração
Dinamismo: Durante o processo de organização, a informação será alterada. Novas conexões irão surgir enquanto outras desaparecerão. Adicionar links, tags e etc.
Centralização: Digitalmente a informação reside em múltiplos locais. O objetivo é a centralização da informação para fácil acesso. Toda informação deve ser processada para então ser integrada ao sistema.
Organização: O sistema pode ser organizado em pastas, porém é uma estrutura rígida. Com as ferramentas atuais é possível criar relações entre notas mesmo elas estando organizadas em diferentes pastas. Para evitar sobrecarga cognitiva é importante que exista uma sistema de organização das pastas para fácil organização e busca da informação. Ver ORG1000, Johnny Decimals, Método PARA, ACE.
Conexão: Já que é possível criar correlação de informações através de link, por que não abrir mão de pastas por completo?
Naturalmente acessamos informação através de um trilha e não através de uma localização exata. Ex: número de telefone. Os links são exatamente esse processo permitindo navegar de um tópico ao outro que somente faz sentido para você e não para os outros. Uma biblioteca de informação organizada da maneira que funciona para você.
Categorização: É comum querer organizar a informação através de categorias amplas como psicologia, finanças, hobbies e etc. Porém nossa mente é interconectada e não separa a informação por completo. Uma pensamento leva ao outro pulando essas divisões. Aplicar esse método a organização facilita a busca da informação, a correlação e o aprendizado.
Conexão: Ao realizar uma conexão entre dois assuntos é importante registrar claramente qual a relação entre as notas, para que sua versão futura entenda o porque um link foi criado. Sempre pense:
- Como eu deixo claro o porque dessa relação?
- Como desejo encontrar essa informação no futuro?
Sobrecarga Cognitiva
Temos capacidade cognitivas limitadas, por isso é necessário manejá-las de forma eficiente.
- Foco e atenção
- Não fazer multitask é a melhor alternativa para produção. Na verdade há um mudança rápido de um foco para outro e não um real múltiplo processamento.
- Foque na tarefa e não no todo.
- O que eu tenho que fazer agora e o que posso fazer depois?
- Qual a prioridade do que eu tenho que fazer agora?
- Memória de curto prazo
- Menos de 10 blocos de memória. Memorizar uma sequência de números x memorizar a formula.
- Tarefas a serem executadas ocupam espaços de memórias.
- Motivação
- Constante satisfação e senso de progresso. O fato de realizar pequenas notas produz sensação de progresso.
Padronização: Ao realizar coisas da mesma maneira seguindo um padrão conhecido, as capacidades cognitivas são economizadas. O foco é reduzir o número de decisões necessárias reduzindo a fricção utilizar o sistema.
- Onde coloquei tal coisa?
- Onde devo colocar tal coisa?
Fluidez: A falta de estrutura dificulta a manutenção de motivação e foco. Por isso é importante que o sistema funcione e nos propulsione para frente de forma fluída.
Recuperação
Navegação (linking) é o método preferencial para encontrar informações. A forma natural de encontrar informação é através de um trilha e não de lembrança específica. Exemplo: dígitos do CPF/RG/Telefone.
Outra forma de encontrar informação é através da pesquisa, da navegação por pastas, ou uso de tags.
Desenvolvimento
Baseado na informação armazenada que pode ser facilmente encontrada, uma produção pode ocorrer.
- Um artigo é a reescrita de um rascunho.
- Um rascunho é uma séria de notas transformadas em um texto contínuo.
- Uma série de notas é simplesmente a organização das notas que você já possui.
- Para ter notas é necessário apenas caneta e papel.
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O desenvolvimento deve ser emergente do que já existe no sistema.
Pontos cardinais:
- De onde vem?
- Para onde vai?
- O que é similar?
- O que é oposto?
As notas geradas de um projeto geraram um produto e subprodutos que futuramente em conjunto com outras notas podem gerar outro produto.
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Sustentabilidade
Há diversas ferramentas para realizar anotações: word, notes, logsec, obsidian, google docs e etc. Ao selecionar um software leve em consideração os seguintes fatores:
- Portabilidade: suas notas são legíveis em múltiplos locais?
- Formato proprietário: se o software deixar de existir, você perderá algo?
- Funcionalidades: Links bidirecionais, tags, folders.
O software muitas vezes facilita e gera conforto, incluindo reduzir sobrecarga cognitiva, porém gera restrição ao mesmo.
Praxis
Indexes
As notas precisam ser organizadas de alguma maneira. Geralmente é utilizado uma nota contendo links para todas as notas relacionadas. Exemplo: Psicologia
MOCs
Diferente de índices que acumular todas as notas referentes ao mesmo tópico, os Mapas de Conteúdo (Map of Content) linking todas as notas referentes a um tópico indiferente da categoria das mesmas. Exemplo: Produção de Conhecimento
Organização de Pastas
Conexão
Conexões: links > tags > pastas.
Pastas permitem que a informação seja facilmente encontrada, desde que haja um sistema, porem dificulta a conexão da informação e provavelmente duplicidade. Atualmente as ferramentas permite que você estabeleça conexão entre notas armazenadas em diferentes locais. No meu uso pessoal pastas apenas existem para projetos que possivelmente compartilham notas com nomes identicos.
Tags são categorizações genéricas e isso é um vantagem e uma desvantagem.
- Como qualquer palavra serve como tag, é possível que você não se recorde qual termo usou, gerando tags similares. Nesse caso uma estratégia é manter um documento de tags pare referência. Algumas ferramentas possuem a função de visualizar todas as tags, ou mesmo auto completam.
- Uma forma interessante de utilizar tags é através de 3 categorizações:
- Tipo: pessoas, reunião, livros.
- Pertencimento: útil para informações a serem processadas já relacionando a elas ao que pertencem.
- Estatus. Usado para rastrear o estado de algo: pronto, rascunho, publicado, aguardando.
Links apontam diretamente para um elemento do sistema e deve ser claro o porque desse link existe.